Toimiston palveluasiantuntijoiden työn muutos

Mercuri International Oy toteutti keväällä 2008 toimiston palveluasiantuntijoille (sihteerit, assistentit, koordinaattorit jne.) ja heidän esimiehilleen kyselyn, jossa haluttiin selvittää toimiston palveluasiantuntijoiden työn suurimmat muutokset kolmena viime vuotena. Samalla selvitettiin, mitkä ovat työn tärkeimmät kehittämiskohteet lähitulevaisuudessa.

65 % kyselyyn osallistuneista toimiston palveluasiantuntijoista kokee, että heidän työnsä on muuttunut joko paljon tai hyvin paljon viimeisten kolmen vuoden aikana. Vastaajien mukaan suurimmat muutokset liittyvät erilaisten erityistehtävien lisääntymiseen (viestintä, henkilöstöhallinto, talous, ympäristö, markkinointi, laatu yms.) sekä erilaisten sähköisten työkalujen ja ohjelmistojen määrän kasvamiseen. 

75 % kyselyyn osallistuneista toimiston palveluasiantuntijoista kokee, että heillä on rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhönsä liittyviin muutoksiin.  37 % toimiston palveluasiantuntijoista oli myös sitä mieltä, ettei heidän ajatuksiaan ja mielipiteitään omaan työhön liittyvistä muutoksista, yrityksen operatiivisesta toiminnasta tai työkalujen ja prosessien kehittämisestä kuunnella riittävästi.

Yhtenä syynä tähän näyttää olevan esimiesten ja toimiston palveluasiantuntijoiden väliset näkemyserot siitä, missä määrin palveluasiantuntijoiden on tärkeää tuntea yrityksen, oman tiimin tai ryhmän ja oman esimiehen tai toimeksiantajien tavoitteita ja ymmärtää yrityksen toimintaa ohjaavia strategioita.

Selvityksessä esimiesten ja palveluasiantuntijoiden näkemykset erosivat paikoin melkoisesti toisistaan. Suurimmat erot olivat kysymyksessä 4: Osaan nähdä työni kokonaisuutena ja kantaa vastuun tästä kokonaisuudesta itsenäisesti.  Palveluasiantuntijoiden mielestä he osaavat nähdä työn kokonaisuuden hyvin tai erittäin hyvin. Sen sijaan esimiehet näkevät tässä selkeän kehityskohteen. Yhtenä syynä voi olla se, että vain 37 % toimiston palveluasiantuntijoista oli sitä mieltä, että yrityksen yleiset, oman esimiehen tai esimiesten sekä oman ryhmän tai tiimin tavoitteet on yhdessä käyty läpi riittävän tarkasti. Tavoitteiden konkretisoiminen nouseekin yhdeksi keskeiseksi haasteeksi kehitettäessä toimiston palveluasiantuntijoiden ja muun organisaation yhteistyötä. Erilaiset näkemykset johtuvat usein puutteellisesta kommunikoinnista.

Toimiston palveluasiantuntijoita on vaikea ottaa mukaan päätöksentekoon tai keskusteluun, jos yrityksessä koetaan, että he eivät täysin ymmärrä, mitä yritys tavoittelee tai mihin se suuntaa toimintaansa.  Syy ei ole pelkästään toimiston palveluasiantuntijoiden.

Suuntauksena on, että toimiston palveluasiantuntijoiden työhön ja osaamiseen liittyvät odotukset kasvavat ja muuttuvat entistä itsenäisemmiksi. Myös omien vastuualueiden määrä ja merkitys kasvavat.

Monen palveluasiantuntijan työ sisältää nykyisin uusia, erityisosaamista vaativia tehtäviä ja itsenäisiä vastuualueita. Teknologia on tuonut omat haasteensa ja mahdollisuutensa. Työ vaatiikin yhä enemmän myös teknistä asiantuntemusta.

Toimiston palveluasiantuntijoiden työ koostuu usein monista osasista ja käytännön tehtävistä. Sen ansiosta heille on usein kehittynyt näkemys yrityksen koko operatiivisesta toiminnasta. Se ei ole silti sama asia kuin omata ymmärrys yrityksen strategisista päätöksistä ja niiden vaikutuksista omaan ja toimeksiantajien työhön. Kyselystä käy ilmi, että toimiston palveluasiantuntijat näyttävät usein kaipaavan käytännönläheistä ja konkretisoitua viitekehystä strategiasta, mihin upottaa omat, esimiehensä ja muiden toimeksiantajiensa tehtävät ja roolit.

Kysely toteutettiin nettikyselynä 3.3. - 20.3.2008.  Vastaajiksi kutsuttiin sähköpostitse ne henkilöt, jotka olivat osallistuneet viiden viime vuoden aikana Mercurin esimiehille ja toimiston palveluasiantuntijoille tarkoitettuihin valmennuksiin. Vastaajia oli 899 (650 sihteeriä ja 249 esimiestä).

Lisätietoja kyselystä